Speciale Microsoft Office 365

Office 365

Office 365, produttività cloud in abbonamento

Office 365 è la suite di produttività cloud sviluppata da Microsoft e distribuita in abbonamento. Per gli utenti privati sono disponibili le edizioni Office 365 Home e Office 365 Personal che includono le stesse applicazioni di Office 2013 Professional, spazio illimitato su OneDrive e 60 minuti di chiamate Skype al mese. Disponibile anche Office per iPad che, dal 6 novembre 2014, non richiede più l'abbonamento ad Office 365 per usare tutte le funzionalità. 

A fine gennaio 2015 sono state rilasciate le tre app (Word, Excel e PowerPoint) che fanno parte di Office per tablet Android. Sui tablet con schermo inferiore a 10,1 pollici non è richiesto l'abbonamento ad Office 365. A partire dal mese di febbraio è stata invece estesa a tutto il mondo l'offerta di accesso gratuito per gli studenti.

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Office 365, la versione online della suite di produttività Microsoft, nasce a fine giugno 2011 come successore della Business Productivity Online Standard Suite. Le applicazioni e i servizi inclusi erano dedicati esclusivamente alle aziende di varie dimensioni, per le quali erano state predisposte due diverse offerte in abbonamento. In seguito al rilascio di Office 2013, una versione aggiornata di Office 365 è stata annunciata il 27 febbraio 2013 e sono stati aggiunti altri tre piani, portando il numero totale a cinque. La novità è arrivata però un mese prima, il 29 gennaio 2013, quando Microsoft ha presentato Office 365 Home Premium, un’edizione specifica per gli utenti privati. Dal 15 aprile 2014 è disponibile anche Office 365 Personal, mentre Office 365 Home Premium è stata rinominata in Office 365 Home. L’edizione standalone viene ancora commercializzata ma, considerando i prezzi, la versione cloud risulta più conveniente di Office 2013 Professional.

Office 365: edizioni e prezzi

Con la presentazione di Office 2013, Microsoft ha aggiornato Office 365, aggiungendo nuove tipologie di abbonamento alle precedenti. In totale ci sono sette piani che si differenziano in base al target di mercato, alle applicazioni e ai servizi inclusi.

  • Office 365 Personal: edizione riservata agli utenti finali che include Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access, insieme a 20 GB di spazio aggiuntivo su OneDrive e 60 minuti di chiamate Skype al mese. L’abbonamento consente l’installazione su 1 PC o Mac e 1 tablet, la ricezione di aggiornamenti costanti delle applicazioni e Office Online. Il prezzo è 69,00 euro all’anno (o 7 euro al mese).
  • Office 365 Home: edizione riservata agli utenti finali che include Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access, insieme a 20 GB di spazio aggiuntivo su OneDrive e 60 minuti di chiamate Skype al mese. L’abbonamento consente l’installazione su 5 PC o Mac e 5 tablet, la ricezione di aggiornamenti costanti delle applicazioni e Office Online. Il prezzo è 99,00 euro all’anno (o 10 euro al mese).
  • Office 365 University: edizione riservata alle università che include le stesse applicazioni e funzionalità dell’edizione Home. L’installazione però è limitata a 2 PC o Mac e 2 dispositivi mobile. Il prezzo è 79,00 euro per 4 anni.
  • Office 365 Small Business: edizione riservata alle aziende di piccole dimensioni. Non include le applicazioni desktop, ma offre solo l’accesso ai servizi hosted (Exchange, SharePoint e Lync) e 1 TB di spazio su OneDrive for Business. Il prezzo è 4,10 euro per utente/mese (massimo 25 utenti).
  • Office 365 Small Business Premium: questa edizione completa l’offerta precedente con l’aggiunta delle applicazioni desktop (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher e Lync) e delle app mobile per iPad, iPhone, telefoni Android e Windows Phone. Il prezzo è 10,40 euro per utente/mese.
  • Office 365 Midsize Business: edizione riservata alle aziende di medie dimensioni. Oltre alle applicazioni dell’edizione precedente sono inclusi Yammer e il supporto per Active Directory. Inoltre, il numero massimo di utenti passa da 25 a 300. Il prezzo è 12,30 euro per utente/mese.
  • Office 365 Enterprise: edizione riservata alle aziende di grandi dimensioni. Esistono 4 piani tariffari con prezzi compresi tra 3,30 euro e 20,90 euro per utente/mese. Il piano base offre solo Exchange Online; il piano E1 offre tutti i servizi hosted; il piano E3 è simile all’edizione Midsize Business, con l’aggiunta di funzioni avanzate per la posta elettronica e la segreteria telefonica; infine, il piano E4 aggiunge al piano E3 il VoIP aziendale (centralino telefonico con Lync Server). La licenza non pone limiti sul numero di utenti.

Il 23 giugno 2014, Microsoft ha annunciato un aumento dello spazio di storage su OneDrive da 20 GB a 1 TB per tutte le versioni della suite. Il 27 ottobre 2014 sono stati eliminati i limiti di storage: lo spazio di archiviazione è illimitato. Il 10 luglio 2014 ha svelato tre piani che, a partire dal 1 ottobre 2014, sostituiranno gli attuali Office 365 Small Business, Small Business Premium e Midsize Business:

  • Office 365 Business Essentials: include i servizi cloud Exchange Online (email e calendari), Lync Online (meeting, instant messaging e video conferenze) e SharePoint Online (siti), Office Online, Yammer e 1 TB di spazio su OneDrive for Business. Non include le applicazioni Office. Il costo è 5 dollari/utente/mese.
  • Office 365 Business: include Word, Excel, PowePoint, OneNote, Publisher e Outlook per 5 PC/Mac e 5 tablet Windows/iPad, Office mobile per iPhone e smartphone Android, Office Online e 1 TB di spazio su OneDrive for Business. Non include Exchange Online, Lync Online e SharePoint Online. Il costo è 8,25 dollari/utente/mese.
  • Office 365 Business Premium: include tutte le applicazioni e i servizi delle precedenti due edizioni. Il costo è 12,50 dollari/utente/mese.

Il numero massimo di utenti per le prime due edizioni passerà da 25 a 300. A partire dal 1 ottobre 2015, in occasione del primo rinnovo, gli abbonati potranno effettuare il passaggio alle nuove offerte.

Funzionalità comuni ed esclusive

Office 365 include le stesse applicazioni di Office 2013, per cui ne eredita tutte le novità annunciate per la suite di produttività desktop. L’interfaccia utente conserva l’aspetto della versione 2010, ma sono stati introdotti miglioramenti per i dispositivi touchscreen. Il Touch Mode permette di modificare la dimensione delle singole schede e aumentare lo spazio tra i pulsanti della Ribbon. Microsoft ha introdotto anche specifiche gesture per semplificare l’interazione con testo e oggetti. OneDrive è lo spazio di cloud storage predefinito e consente anche la sincronizzazione dei documenti tra tutti i dispositivi associati allo stesso account Microsoft (e quindi alla stessa licenza).

L’utente può aggiungere ulteriori funzionalità mediante web app pubblicate su Office Store e scritte principalmente in HTML5. Il team Bing, ad esempio, ha sviluppato specifici add-on per Word ed Excel che permettono di inserire all’interno dei documenti e dei fogli di lavoro contenuti interattivi reperiti su Internet, come mappe, dati finanziari, notizie, video e immagini.

Per gli abbonati alle edizioni aziendali è disponibile il social network Yammer, che può sostituire le funzioni di condivisione e il news feed di SharePoint. Solo nel piano E4 dell’edizione Enterprise è incluso Power BI, una suite di business intelligence e tool di data mining per Excel che consente di creare fogli di lavoro, tabelle e grafici utilizzando dati pubblici e privati, effettuare query in linguaggio naturale e visualizzare in 3D i dati geolocalizzati sulle mappe di Bing.

Qual è la differenza tra Office 2013 e Office 365?

Office 2013 è la tradizionale suite venduta a prezzo “una tantum”, variabile in base all’edizione. Per avere tutte le applicazioni (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, OneNote e Publisher) è necessario acquistare Office 2013 Professional. La licenza permette di installare la suite solo su un dispositivo e può essere utilizzata solo da un utente.

La logica è quella del possesso: si acquista per poter avere un diritto di proprietà sul software. Il principio è ribaltato invece su Office 365, ove la logica è quella dell’accesso: si sottoscrive un abbonamento per avere diritto all’accesso al servizio per un certo margine di tempo.

Office 365 Home e Personal, le edizioni destinate agli utenti privati, vengono offerte infatti secondo un modello Software as a service (SaaS) in abbonamento. Le due suite includono le stesse applicazioni di Office 2013 Professional, alle quali si aggiunge OneDrive e Skype, ma la prima può essere installata su 5 dispositivi (PC, Mac, iPad, iPhone e smartphone Android) e condivisa tra tutti i membri della famiglia, mentre la seconda è indirizzata al singolo utente. Ci sono due modalità di distribuzione: Click-to-Run e On-Demand. Nel primo caso, l’installazione avviene in locale e in background (l’utente può usare le applicazioni anche prima del termine del download), mentre la seconda opzione permette di accedere in streaming alle versioni complete delle applicazioni (solo su Windows 7 e Windows 8), senza installazione locale (occorre effettuare l’accesso nella pagina Il mio Office sul sito Office.com con le credenziali associate alla licenza).

Tutte le edizioni di Office 365 ricevono aggiornamenti trimestrali che possono anche includere nuove funzionalità. Per le edizioni classiche della suite Microsoft rilascia solo le patch di sicurezza con cadenza mensile. Le nuove feature sono integrate nelle versioni successive, rilasciate mediamente ogni tre anni.

È obbligatoria una connessione Internet?

Sebbene Office 365 sia una suite cloud, per il suo utilizzo non è richiesto un collegamento permanente ad Internet. Le applicazioni sono infatti distribuite online da Microsoft, ma risiedono fisicamente sui dispositivi degli utenti. I documenti salvati su OneDrive sono sincronizzati localmente, quindi risultano sempre accessibili anche in assenza di connessione. Solo la funzionalità Office su richiesta (On-Demand) necessita di un collegamento ad Internet. Nei piani riservati alle aziende sono inclusi anche tre servizi hosted, per i quali è obbligatorio l’accesso online: Exchange (email), SharePoint (collaborazione, siti web e social network) e Lync (messaggistica istantanea, chiamate audio/video e conferenze).

Cosa succede alla scadenza dell’abbonamento?

Se l’utente decide di non rinnovare l’abbonamento ad Office 365 non potrà più utilizzare la suite per creare e modificare i documenti. Le applicazioni saranno accessibili in modalità “read only” e rimarranno attive le funzioni di lettura e stampa. Per effettuare l’editing dei contenuti bisognerà usare Office Online che salvano i documenti su OneDrive (OneDrive for Business per le aziende).

Office 365 gratis per gli studenti

Gli studenti di tutto il mondo possono usufruire, a partire da febbraio 2015, di una offerta con cui Microsoft consente l’accesso gratuito a Office 365. Per accedere all’offerta è sufficiente fornire le proprie credenziali e quelle della scuola frequentata, ma il tutto è subordinato ad un acquisto di una licenza a volume della suite da parte dell’istituto.

Posso utilizzare Office 365 su smartphone e tablet?

Office 365 è disponibile su smartphone Android, iOS e Windows Phone 8. Office Mobile per iPhone, annunciata a metà giugno 2013, e Office Mobile per Android, annunciata a fine luglio 2013, sono le app che consentono di visualizzare documenti Word, fogli di lavoro Excel e presentazioni PowerPoint (editing di testo e note). Sui dispositivi Windows Phone 8, invece, Office Mobile è già preinstallato. Per il sistema operativo Microsoft è disponibile anche Outlook Mobile, mentre per iPhone e iPad sono disponibili le Outlook Web App, per le quali è obbligatoria una sottoscrizione a Office 365 che include Exchange Online. OneDrive è lo storage predefinito per tutte le piattaforme, ma è possibile anche accedere a Dropbox (dal 4 novembre 2014)

Il 27 marzo 2014, Microsoft ha annunciato Office per iPad. Questa versione della suite consente solo l’apertura dei documenti e altre operazioni basilari, mentre per l’accesso alle funzionalità complete è richiesto un abbonamento ad Office 365. Lo stesso giorno, Office Mobile per iPhone e Android sono diventati gratuiti. A partire dal 6 novembre 2014, Office per iPad è diventata completamente gratuita, quindi non è più richiesto l’abbonamento ad Office 365 per l’editing dei documenti. In quell’occasione, Microsoft ha rilasciato le nuove versioni delle app (Word, Excel e PowerPoint), che possono essere installate anche su iPhone. Il 29 gennaio 2015, dopo circa tre mesi di test, è stata rilasciata Office per tablet Android. Le tre app (Word, Excel e PowerPoint) sono gratuite per tablet con display fino a 10,1 pollici, mentre per i modelli più grandi è richiesto l’abbonamento ad Office 365 per creare e modificare i documenti. Le funzionalità sono identiche a quelle di Office per iPad.

Galleria di immagini: Office per iPad, le immagini

Ultimo aggiornamento: 24 febbraio 2015