Microsoft Word è uno di quei programmi che si usa da sempre senza mai smettere di scoprire cose nuove. La maggior parte degli utenti impara la base, impara qualche scorciatoia comune, e poi si ferma lì per anni, facendo le stesse operazioni nel modo più lungo possibile senza sapere che esistono alternative molto più rapide. Le quattro combinazioni che seguono appartengono alla categoria delle funzioni dimenticate, seppellite nei menu di un software usato da milioni di persone ogni giorno ma raramente esplorate fino in fondo. Nessuna richiede installazioni, aggiornamenti o impostazioni particolari: funzionano subito, su qualsiasi versione di Word, e una volta memorizzate è difficile tornare indietro.
Ctrl + Backspace: basta cancellare lettera per lettera
Chi scrive molto al computer conosce bene la frustrazione di correggere una parola sbagliata premendo Backspace più volte di fila. Esiste un modo molto più efficiente: tenendo premuto Ctrl mentre si preme Backspace, Word cancella l’intera parola precedente al cursore in un colpo solo, invece di eliminare un carattere alla volta. Se si vuole procedere nella direzione opposta, cancellando la parola che viene dopo il cursore, la combinazione è Ctrl + Canc. Per chi lavora su testi lunghi o deve correggere rapidamente bozze e report, queste due combinazioni riducono in modo sensibile il tempo passato a correggere, soprattutto nelle fasi di revisione in cui si riscrivono frasi intere.
Alt + Shift + D e Alt + Shift + T: data e ora in un secondo
Quante volte si finisce a guardare l’angolo dello schermo per copiare mentalmente la data e riscriverla nel documento? Alt + Shift + D inserisce automaticamente la data corrente nel punto in cui si trova il cursore, nel formato predefinito del sistema. Alt + Shift + T fa la stessa cosa con l’orario. Entrambe le combinazioni inseriscono dei campi dinamici che possono essere configurati per aggiornarsi automaticamente ogni volta che il documento viene aperto o stampato, oppure resi statici se si vuole fissare il momento esatto della scrittura. Per chi redige verbali, relazioni, offerte commerciali o qualsiasi documento che richieda una data precisa, si tratta di un risparmio minimo ma costante, moltiplicato per ogni documento prodotto durante la giornata.
Il trucco della tabella automatica
Questo è probabilmente il meno conosciuto dei quattro, e anche il più sorprendente la prima volta che funziona. Digitare il simbolo +, poi una serie di trattini –, poi di nuovo +, poi altri trattini, poi + e così via, fino a costruire una riga del tipo +——+——+——+, e premere Invio: Word genera automaticamente una tabella, con tante colonne quanti sono i segmenti separati dai segni più. La larghezza di ciascuna colonna corrisponde al numero di trattini inseriti tra un + e l’altro. Una volta creata la tabella, il tasto Tab permette di spostarsi da una cella all’altra, e premendo Tab nell’ultima cella in basso a destra si aggiunge automaticamente una nuova riga. Per chi costruisce tabelle frequentemente, evitare il menu Inserisci e i passaggi manuali è un vantaggio concreto.
Perché vale la pena imparare queste scorciatoie
La logica alla base di queste funzioni è sempre la stessa: ogni piccola operazione che si fa decine di volte al giorno, se ottimizzata, restituisce tempo prezioso nel corso di una settimana lavorativa. Word è costruito su strati di funzionalità che la maggior parte degli utenti non esplora mai, non perché siano inaccessibili, ma perché il programma funziona abbastanza bene anche senza conoscerle. Queste quattro scorciatoie non trasformano il modo di lavorare in modo rivoluzionario, ma lo rendono leggermente più fluido in punti specifici, quei punti in cui ci si trova più spesso a perdere tempo senza accorgersene.
