App iPhone per fare fatture: ecco come utilizzare Numbers

Fare le fatture è una noia mortale e una cosa che richiede tempo. Un modo che ho trovato per risolvere il problema è fare le fatture quando sono in giro, in coda, in attesa da qualche parte dove ho a disposizione tempo improduttivo. Ci sono diverse app che consentono di fare questa cosa, ma nessuna mi ha conquistato mai. E siccome sono abituato a fare le fatture con Numbers, l’equivalente di Excel per Mac, ho cominciato a usare lo stesso metodo di fatturazione anche sull’iPhone/iPad. Come importare il template a fattura sull’iPhone? Come creare il tuo template? E se non hai un Mac? Ora vi spiego tutto.

Partiamo dalla creazione del template. Se già ce l’avete saltate questo elenco.

• Aprite un foglio di calcolo su Numbers (gratis per tutti quelli che hanno installato Mavericks) o Numbers per iCloud, uno dei software della suite che tutti gli utenti iCloud hanno a disposizione nel proprio browser indipendentemente dal fatto che usino Mac o PC. Potete usarlo infatti su qualsiasi piattaforma, anche se è ancora in beta, ed è gratuito.
• Mettete l’intestazione e in una casella create un menu popup. Per ogni cliente create una voce del menu.
• Inserite su una riga data e numero fattura.
• Su un’altra riga mettete l’iban e la modalità di pagamento.
• Ora lavorate su due colonne: su una la voce di quello che vendete, sull’altra il prezzo.
• Aggiungete tutte le righe che servono per i vostri prodotti.
• Nell’ultima riga mettete la voce totale e nella casella relativa alla somma inserite la formula “somma”.
• Riga sotto: inserite l’eventuale IVA, mettendo nella colonna dei soldi una formula semplice: il nome della casella del totale * 22 / 100 (se pagate l’IVA al 22%);
• Allo stesso modo aggiungete una riga per ritenuta d’acconto e una per eventuale rivalsa;
• Nella riga finale mettete il netto a pagare e nella colonna del totale inserite la formula “somma” selezionando le caselle che vanno sommate (tecnicamente anche quella della ritenuta d’acconto, che di fatto verrà sottratta).

A questo punto dal menu file scegliere l’opzione salva come template. Aggiungete il template al template chooser e ogni volta che dovrete creare una fattura partite da questo.

Per avere a disposizione il vostro template sull’iPhone o iPad tornate al menu file e scegliete di creare un nuovo documento partendo dal vostro template. Dategli un nome e salvatelo in iCloud usando il menu a tendina che vi consente di scegliere dove salvare il file.

Ora aprite Numbers su iPhone/iPad e troverete lì il vostro template. Cliccateci sopra e scegliete di aggiungerlo al vostro template chooser. Ora potete cancellare il file nei documenti. Per creare una nuova fattura scegliete di creare un nuovo documento a partire dal vostro template.

Su Numbers per iCloud la faccenda è un po’ più noiosa. Infatti non potete salvare il documento come template, ma dovrete duplicare ogni volta il documento base.

Sì, la procedura è un po’ tortuosa, ma vi assicuro che fare le fatture quando siete in coda (o in bagno, a letto, insomma, dove normalmente non le fareste) è davvero molto comodo.