Microsoft Teams

Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata targata Microsoft pensata per lo smart working e la didattica online. Al suo interno include tutti gli strumenti necessari per lavorare a distanza o per tenere e seguire lezioni o conferenze di qualsiasi genere, ma anche la più famosa suite di produttività al Mondo: Office 365, l’evoluzione cloud di Microsoft Office con le app diventate ormai indispensabili, da Word ad Excel, passando per Publisher e OneNote.

Microsoft Teams offre una versatilità a 360 gradi: il servizio può essere utilizzato da qualunque dispositivo, ed è pensato sia per privati che per aziende con diverse opzioni di sottoscrizione adatte a tutte le esigenze, perfino personali. Vediamo quindi di scoprire insieme tutti i dettagli della piattaforma.

Cos’è Microsoft Teams

Annunciato nel 2016 come un diretto concorrente di Slack, la piattaforma di comunicazione che Microsoft aveva pensato di acquisire per 8 miliardi di dollari, Microsoft Teams fu lanciato nei primi mesi del 2017 come sostituto di servizi di Microsoft come Office 365 for Education e Skype per Business.

Microsoft Teams, complice anche la facilità di utilizzo e la varietà di servizi offerti, è riuscito ad imporsi in pochi mesi come uno degli strumenti più usati per la didattica a distanza grazie a funzionalità uniche nel suo genere come quella che permette a docenti ed insegnanti di distribuire compiti, fornire feedback agli studenti e valutare le prove e i quiz da remoto. Molte aziende scelgono di affidarsi a Microsoft Teams per lo smart working così da ridurre i costi di gestione o durante periodi di emergenza senza però ridurre l’efficienza e la produttività.

Microsoft Teams

Microsoft Teams è integrato in Office 365, sia per la casa per le aziende, ma è anche disponibile in una versione gratuita con funzionalità ridotte. Per le grandi aziende, inoltre, sono disponibili strumenti aggiuntivi come quelli amministrativi per la gestione di utenti e applicazioni, ma anche accesso a server locali equivalenti e report dettagliati sull’utilizzo dei servizi di Office 365.

Microsoft Teams è accessibile via web o tramite le app per sistemi operativi Windows, Mac OS e Linux. Le app mobile per iOS e Android permettono di accedere ad una serie di funzionalità come chiamate e videochiamate, la gestione degli inviti e la consultazione dei progetti in corso, ma anche la comunicazione via chat e la modifica dei file in mobilità.

Possono partecipare agli incontri su Microsoft Teams fino a 250 persone persone, mentre le trasmissioni in live streaming supportano fino a 10.000 spettatori.

Microsoft Teams: come funziona

Microsoft Teams

Microsoft Teams funziona allo stesso modo da computer o dispositivi mobili: nel primo caso è sufficiente disporre di un browser (sono supportati Internet Explorer 11, Microsoft Edge, RS2 o versioni successive, Chrome, Firefox e Safari 11.1 e versioni successive), mentre nel secondo bisogna installare l’app per il proprio dispositivo Android o iOS. Tutti gli strumenti principali di Microsoft Teams saranno disponibili fin dal primo accesso in modo rapido e chiaro. È possibile in un solo click far partire una chiamata o una videochiamata, sia da browser che tramite applicazione mobile, ma anche conversare via chat.

Gli utenti possono registrare le riunioni e le chiamate di gruppo per acquisire audio, video e attività di condivisione dello schermo ed è disponibile per le aziende anche una valida opzione per la trascrizione automatica delle registrazioni, così da avere un pratico file di testo con ciò che si è detto, ma anche per generare automaticamente sottotitoli per quel video incontro. Le registrazioni degli incontri vengono salvate nel cloud in Microsoft Streams, a disposizione di tutti i membri del team o di chi ha preso parte a quella videoconferenza.

Per ottimizzare gli incontri si possono poi sfruttare funzioni utili come Dynamic View, che permette una visualizzazione dinamica che in automatico reagisce alla condivisione di un determinato contenuto, ingrandendolo, ridimensionandolo o mettendolo in evidenza in modo che tutti i partecipanti alla videocall possano fruirne in maniera ottimale. Per ottenere l’accesso alle riunioni, le chiamate e le videochiamate con Microsoft Teams occorre un account, gratuito o a pagamento a seconda della proprie esigenze. Sono disponibili anche dei pacchetti pensati appositamente per l’istruzione, Office 365 Education, e per le piccole e grandi aziende, Office 365 Business.

Una volta effettuato l’accesso si può iniziare subito a lavorare in gruppo, ma è necessario creare un team di lavoro o accettare l’invito ad un team già esistente. L’elenco dei membri di quel team è ben in evidenza e per avviare una chiamata o una videochiamata sia da desktop che da mobile è sufficiente avviare una nuova chat e selezionare uno dei due pulsanti disponibili: chiamata audio o chiamata video. Dalla stessa schermata si avrà anche la possibilità di programmare una videochiamata, inviando a tutti i partecipanti un promemoria e il link diretto per partecipare.

Microsoft Teams: quanto costa

Microsoft Teams è disponibile in una versione base gratuita che consente riunioni di massimo un’ora fino a 100 partecipanti (per supportare i clienti durante la pandemia di COVID-19, questo limite è stato esteso a 300 persone, fino a ulteriore comunicazione), e include:

Chiamate audio e video online
Condivisione dello schermo
Fino a 500.000 utenti interni ed esterni
Ricerche e messaggi di chat illimitati in Teams
Allegati in chat fino a 2GB
Fino a 10 GB di spazio di archiviazione nel cloud
Chat e messaggi
Più di 250 app e servizi integrati per Teams
Integrazioni di app illimitate, selezionabili fra 650 app aziendali, come Adobe Sign e Trello
Versioni Web di Word, Excel, PowerPoint e OneNote

Microsoft Teams per l’istruzione è disponibile gratuitamente con Office 365 A1, che offre una serie di funzioni base sufficienti per la didattica a distanza:

Versioni Web di Word, PowerPoint, Excel, OneNote e Outlook
Blocchi appunti per la classe e per personale
Quiz con autovalutazione con Forms
Servizio video aziendale per creare, gestire e condividere video in tutta sicurezza nell’intera organizzazione
Videoconferenze HD
Spazio di archiviazione cloud personale illimitato
Numero massimo di utenti: illimitato

Gli utenti business possono invece scegliere fra tre diverse opzioni in abbonamento annuale, che propongono una durata massima delle riunioni fino a 24 ore. La prima offerta, che parte da 4,20 euro al mese per ciascun utente, si chiama Microsoft 365 Business Basic e offre la possibilità di programmare le riunioni, effettuare la registrazione di tutti gli incontri e organizzare videoconferenze e eventi online per un massimo di 300 persone.

Abbastanza simile nei servizi è Microsoft 365 Business Standard, proposto a partire da 10,50 euro al mese per ciascun utente, che però include anche:

Versioni desktop di Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access e Publisher
App aziendali tra cui Bookings, Invoicing e MileIQ

Microsoft Teams è disponibile anche con Office 365 E3, che al costo di 19,70 euro mensili offre una suite di servizi e app per la produttività basata su cloud con protezione delle informazioni e funzionalità di conformità incluse

Installa le app per dispositivi mobili di Office su un massimo di cinque PC o Mac, cinque tablet e cinque smartphone per utente
Proteggi le informazioni con crittografia dei messaggi, Rights Management e prevenzione della perdita dei dati per posta elettronica e file
Proteggi i dati aziendali impostando un accesso più sicuro alle risorse e favorendo la condivisione sicura di informazioni sensibili all’interno e all’esterno dell’organizzazione
Agevola la conformità legale e l’archiviazione per posta elettronica con eDiscovery e blocco per cassetta postale

Chi necessita anche dell’accesso completo alle app desktop di Office e altri strumenti di gestione e sicurezza può sottoscrivere l’abbonamento Office 365 A3 al prezzo di 2,45 euro al mese per ciascun utente. E’ anche possibile installare le app desktop di Office su fino a un massimo di cinque PC o Mac per utente, e le applicazioni Office su fino a un massimo di cinque tablet e cinque dispositivi mobili per utente.

Infine, per i più esigenti ancora, c’è l’opzione Office 365 A5 al prezzo di 5,90 euro al mese, che a tutte le funzionalità di A3, aggiunge una serie di servizi all’avanguardia di Microsoft per la gestione intelligente della sicurezza, conformità avanzata e sistemi di analisi. Tutte le versioni premium richiedono una sottoscrizione annuale.

Microsoft Teams: funzionalità personali

Microsoft Teams non è però più destinato esclusivamente all’uso per il lavoro, ma è diventato un hub di comunicazione tutto in uno, attraverso il quale è possibile connettersi con familiari e amici all’esterno dell’ufficio, grazie a una serie di nuove funzionalità gratuite per la propria vita personale, disponibili su dispositivi mobili e desktop.

Basta aggiungere il proprio account personale nell’app Teams per passare con facilità da quello di lavoro a quello personale, così da tenere sotto controllo calendari, chat e attività lavorative e non, come mantenere attivi i contatti con le persone che fanno parte della propria vita. Per chi ama i viaggi, ad esempio, la piattaforma mette a disposizione gli strumenti adatti a organizzare gli itinerari del proprio gruppo, condividere gli elenchi delle cose da portare, e così via. Tutti hanno accesso a ogni dettaglio grazie a un hub centralizzato, così la pianificazione delle vacanze diventa facile.

Allo stesso modo si possono condividere la lista della spesa, prenotare appuntamenti, pianificare feste e molto altro in Microsoft Teams, creando perfino chat di gruppo alla bisogna per mantenere tutta la famiglia in contatto, raccogliere e scambiare ricette, condividere foto recenti o organizzare una cena virtuale. Microsoft Teams è talmente versatile, da essere compatibile con CarPlay e questo significa che, senza alcuna distrazione quando si è alla guida, si può chiedere a Siri di avviare chiamate o di rispondere alle chiamate in corso, così da ottimizzare anche il tempo che l’utente trascorre in automobile.