Microsoft Teams: cos’è e come funziona

Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata targata Microsoft e pensata per lo smart working e la didattica online. Al suo interno include tutti gli strumenti necessari per lavorare a distanza o per tenere o seguire lezioni o conferenze di qualsiasi genere, ma anche la più famosa suite di produttività al Mondo: Office 365, l’evoluzione cloud di Microsoft Office con le app diventate ormai indispensabili, da Word ad Excel, passando per Publisher e OneNote.

Microsoft Teams offre una versatilità a 360 gradi: il servizio può essere utilizzato da qualunque dispositivo ed è pensato sia per privati che per aziende con diverse opzioni di sottoscrizione adatte a tutte le esigenze. Vediamo insieme tutti i dettagli di Microsoft Teams.

Tutto su Microsoft Teams

• Cos’è Microsoft Teams
• Microsoft Teams: come funziona
• Microsoft Teams: quanto costa

Cos’è Microsoft Teams (↑)

Annunciato nel 2016 come un diretto concorrente di Slack, la piattaforma di comunicazione che Microsoft aveva pensato di acquisire per 8 miliardi di dollari, Microsoft Teams fu lanciato nei primi mesi del 2017 come sostituto di servizi di Microsoft come Office 365 for Education e Skype per Business.

Microsoft Teams, complice anche la facilità di utilizzo e la varietà di servizi offerti, è riuscito ad imporsi in pochi mesi come uno degli strumenti più usati per la didattica a distanza grazie a funzionalità uniche nel suo genere come quella che permette a docenti ed insegnanti di distribuire compiti, fornire feedback agli studenti e valutare le prove e i quiz da remoto. Molte aziende scelgono di affidarsi a Microsoft Teams per lo smart working così da ridurre i costi di gestione o durante periodi di emergenza senza però ridurre l’efficienza e la produttività.

Microsoft Teams è integrato in Office 365, sia per la casa per le aziende, ma è anche disponibile in una versione gratuita con funzionalità ridotte. Per le grandi aziende, inoltre, sono disponibili strumenti aggiuntivi come quelli amministrativi per la gestione di utenti e applicazioni, ma anche accesso a server locali equivalenti e report dettagliati sull’utilizzo dei servizi di Office 365.

Microsoft Teams è accessibile via web o tramite le app per sistemi operativi Windows, Mac OS e Linux. Le app mobile per iOS e Android permettono di accedere ad una serie di funzionalità come chiamate e videochiamate, la gestione degli inviti e la consultazione dei progetti in corso, ma anche la comunicazione via chat e la modifica dei file in mobilità.

Possono partecipare agli incontri su Microsoft Teams fino a 250 persone persone, mentre le trasmissioni in live streaming supportano fino a 10.000 spettatori.

Microsoft Teams: come funziona (↑)

Microsoft Teams funziona allo stesso modo da computer o dispositivi mobili: nel primo caso è sufficiente disporre di un browser (sono supportati Internet Explorer 11, Microsoft Edge, RS2 o versioni successive, Chrome, Firefox e Safari 11.1 e versioni successive), mentre nel secondo bisogna installare l’app per il proprio dispositivo Android o iOS. Tutti gli strumenti principali di Microsoft Teams saranno disponibili fin dal primo accesso in modo rapido e chiaro. È possibile in un solo click far partire una chiamata o una videochiamata, sia da browser che tramite applicazione mobile, ma anche conversare via chat.

Gli utenti possono registrare le riunioni e le chiamate di gruppo per acquisire audio, video e attività di condivisione dello schermo ed è disponibile per le aziende anche una valida opzione per la trascrizione automatica delle registrazioni, così da avere un pratico file di testo con ciò che si è detto, ma anche per generare automaticamente sottotitoli per quel video incontro. Le registrazioni degli incontri vengono salvate nel cloud in Microsoft Streams, a disposizione di tutti i membri del team o di chi ha preso parte a quella videoconferenza.

Per ottenere l’acceso alle riunioni, le chiamate e le videochiamate con Microsoft Teams occorre un account, gratuito o a pagamento a seconda della proprie esigenze. Sono disponibili anche dei pacchetti pensati appositamente per l’istruzione, Office 365 Education, e per le piccole e grandi aziende, Office 365 Business.

Una volta effettuato l’accesso si può iniziare subito a lavorare in gruppo, ma è necessario creare un team di lavoro o accettare l’invito ad un team già esistente. L’elenco dei membri di quel team è ben in evidenza e per avviare una chiamata o una videochiamata sia da desktop che da mobile è sufficiente avviare una nuova chat e selezionare uno dei due pulsanti disponibili: chiamata audio o chiamata video. Dalla stessa schermata si avrà anche la possibilità di programmare una videochiamata, inviando a tutti i partecipanti un promemoria e il link diretto per partecipare.

Microsoft Teams: quanto costa (↑)

Microsoft Teams è disponibile in una versione base gratuita che include:

• Chiamate audio e video online
• Condivisione dello schermo
• numero illimitato di utenti
• ricerche e messaggi di chat illimitati in Teams
• allegati in chat fino a 2GB
• 10 GB di spazio in cloud in tutti i team
• chat e messaggi
• accesso a 250 app integrate Teams
• Versioni Web di Word, Excel e PowerPoint

Gli utenti business possono invece scegliere tra tre diverse opzioni in abbonamento a partire da 4,20 euro al mese per ciascun utente con Office 365 Business Essentials e la possibilità di programmare le riunioni, effettuare la registrazione di tutti gli incontri e organizza videoconferenze e riunioni online per un massimo di 250 persone ed eventi online per un massimo di 10.000 persone, cosa che non è invece disponibile per la versione gratuita di Microsoft Teams.

Office 365 Business Premium, proposto a partire da 10,50 euro al mese per ciascun utente, include anche:

• Versioni desktop di Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access e Publisher
• App aziendali tra cui Bookings, Invoicing e MileIQ

Microsoft Teams per l’istruzione è disponibile gratuitamente con Office 365 A1, che offre una serie di funzioni base sufficienti per la didattica a distanza:

• Versioni Web di Word, PowerPoint, Excel, OneNote e Outlook
• Blocchi appunti per la classe e per personale
• Quiz con autovalutazione con Forms
• Servizio video aziendale per creare, gestire e condividere video in tutta sicurezza nell’intera organizzazione
• Videoconferenze HD
• Spazio di archiviazione cloud personale illimitato
• Numero massimo di utenti: illimitato

Chi necessita anche dell’accesso completo alle app desktop di Office e altri strumenti di gestione e sicurezza può sottoscrivere l’abbonamento Office 365 A3 al prezzo di 2,45 euro al mese per ciascun utente. Tutte le versioni premium richiedono una sottoscrizione annuale.